Assembleia geral ordinária: o que é, como funciona e qual a sua importância?

O que é a AGO?

A assembleia geral ordinária (“AGO”), prevista no art. 132 da Lei de Sociedades por Ações (“LSA”), é a assembleia obrigatória das Sociedades Anônimas realizada durante os 4 (quatro) primeiros meses após o término do exercício social. A AGO tem como objeto a deliberação, pelos acionistas, das seguintes matérias de rol taxativo: (i) examinar e aprovar as contas da administração e demonstrações financeiras referentes ao exercício passado; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e membros do conselho fiscal, quando os cargos estiverem vagos ou os mandatos próximos do fim.

Obrigatoriedade

A realização da AGO é obrigatória e não pode ser dispensada pelo estatuto da sociedade ou pelos acionistas. O atraso na realização da AGO não impede seu registro na junta comercial, cf. IN 81/2020 do DREI. Contudo, caso a companhia seja aberta, o atraso implica em infração grave junto à CVM, cf. art. 60, III da Instrução CVM nº 480/09, com as devidas penalidades administrativas, as quais incluem advertência, multa de até R$ 50.000,00 e até a proibição de atuar no mercado de valores mobiliários pelo período de 20 anos, existindo jurisprudência da CVM punindo os administradores que convocam assembleia fora do prazo legal, independentemente de as demonstrações financeiras estarem prontas ou não.

Um panorama das penalidades foi feito pela própria CVM no julgamento do processo administrativo sancionador RJ2018/3372, no qual o relator descreve que, entre 2013 e 2017, a CVM julgou 24 processos sancionadores relacionados à não realização ou realização intempestiva da AGO. Das 78 imputações de descumprimento do art. 132 c/c art. 142, IV, da LSA julgadas nesse período, 66 resultaram em multa e 12 resultaram em advertência aos administradores responsáveis, mesmo em caso da ausência de demonstrações financeiras, demonstrando as consequências que administradores podem sofrer caso descumpram a determinação legal.

Importante ainda destacar que a deliberação que aprovar sem reservas as contas dos administradores irá exonerá-los, nos termos do art. 134, §3º da LSA, de responsabilidades relacionadas ao exercício social em questão, exceto nos casos em que fique comprovado que os administradores agiram em erro, dolo, fraude ou simulação.

Convocação da AGO

De acordo com o art. 123 da LSA, a AGO deve ser convocada pelo conselho de administração, se houver, ou pelos diretores. Em alguns casos determinados na lei, ligados à hipótese de atraso na convocação, esta convocação também pode ser realizada pelo conselho fiscal, por grupos de acionistas minoritários ou mesmo por qualquer acionista, a depender da situação.

Conforme art. 124 da LSA, a convocação deve ser feita mediante anúncio publicado por três vezes, contendo: (I) o local da assembleia; (ii) data e hora; e (iii) a ordem do dia. Em caso de companhia fechada, a primeira convocação deve ser feita com pelo menos 8 dias de antecedência, e a segunda, com no mínimo 5 dias. Caso a sociedade seja aberta, contudo, o prazo para a primeira convocação é de 21 dias e, para a segunda, 8 dias.

As publicações devem ser feitas em jornal de grande circulação na localidade da sede da companhia, de forma resumida, com divulgação dos documentos digitalmente autenticados na página da web do jornal.

As formalidades de convocação, entretanto, são dispensadas caso a AGO conte com a presença da totalidade dos acionistas, nos termos do art. 124, §4º da LSA.

Documentação da AGO

A divulgação dos documentos da administração está disposta no art. 133 e seus parágrafos da LSA. Os administradores devem comunicar, por anúncios publicados em até 1 mês antes da data marcada para a realização da AGO, que se encontram disponíveis aos acionistas:

• o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;

• a cópia das demonstrações financeiras;

• o parecer dos auditores independentes, se houver;

• o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e

• os demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.

Os anúncios indicarão o local ou locais onde os acionistas poderão obter cópias desses documentos. Além disso, caso solicitado, a companhia deve remeter cópias aos acionistas titulares de pelo menos 5% do capital social que o pedirem por escrito, ao lugar indicado.

A comunicação sobre a disponibilidade, entretanto, é dispensada quando todos os documentos forem publicados em até 1 mês antes da AGO. Além disso, a assembleia que reunir a totalidade dos acionistas poderá considerar sanada a ausência de anúncios ou a inobservância dos prazos de publicação e anúncio dos documentos; mas é obrigatória a publicação do relatório da administração, da cópia das demonstrações financeiras e do parecer dos auditores até 5 dias antes da AGO.

Por último, com a recente entrada em vigor da nova redação do art. 289, inciso II, a publicação das demonstrações financeiras a serem votadas em AGO devem, conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.

Participação na AGO

Em regra, somente os acionistas ou seus representantes podem participar da AGO. Os acionistas podem ser representados por procuradores constituídos há menos de um ano, desde que o procurador seja acionista, administrador da companhia ou advogado. Em sociedades abertas, a representação pode ser realizada também por instituição financeira.

Além dos acionistas, ao menos um dos administradores da sociedade e o auditor independente, se houver, devem estar presentes para esclarecer eventuais dúvidas dos acionistas, mas os próprios administradores não poderão votar, seja como acionistas ou como procuradores, sobre a aprovação dos documentos relacionados à administração (ou seja, aqueles por ela elaborados), salvo se a companhia for fechada e os diretores forem os únicos acionistas.

Quóruns de instalação e deliberação

O art. 125 da LSA exige um quórum mínimo para instalação da AGO em primeira convocação: 1/4 do total de votos conferidos pelas ações com direito a voto. Caso o quórum de instalação não seja alcançado, contudo, a AGO pode se instalar com qualquer número em segunda convocação.

O quórum de deliberação está disposto no art. 129 da LSA: maioria absoluta de votos, não se computando voto em branco. A maioria referida na lei, em verdade, é a maioria dos votos presentes na AGO, e não a maioria do total possível de votos. Tal quórum pode ainda ser aumentado pelo estatuto social, desde que se trate de uma sociedade de capital fechado e que as matérias objeto de quórum especial sejam devidamente especificadas no estatuto de forma bem delimitada, como autorizado pelo §1º do art. 129.

Em caso de empate, o art. 129, §2º da LSA determina que, se o estatuto não estabelecer procedimento de arbitragem ou norma diversa, a assembleia será novamente convocada no intervalo mínimo de dois meses. Caso o impasse continue e os acionistas não concordarem em submeter a decisão a um terceiro, o poder judiciário deverá decidir, no interesse da companhia.

A realização da AGO

A AGO deve ocorrer preferencialmente na sede da companhia, mas a assembleia pode ser realizada também de forma digital ou semipresencial, como autorizado pelo art. 124, §2-A da LSA. Nesses últimos casos, contudo, a sociedade deve obedecer às exigências da Instrução CVM nº 481/09 da CVM, se aberta, e da IN 81/20 do DREI, se fechada.

Antes de se abrir a assembleia, os acionistas devem assinar o livro de presença, indicando nome, nacionalidade e residência, bem como a quantidade, espécie e classe das ações de que forem titulares, como disposto pelo art. 127 da LSA.

A responsabilidade de condução da AGO é da mesa, composta por presidente e secretário, os quais podem ser indicados no estatuto ou, caso não haja essa previsão, eleitos pelos acionistas presentes.

Composta a mesa e verificada a instalação do quórum, os documentos são submetidos a discussão e votação dos acionistas, podendo ser lidos previamente caso haja pedido. Caso a assembleia tenha necessidade de esclarecimentos, poderá adiar a deliberação e ordenar diligências. A deliberação também pode ser adiada na hipótese de não comparecimento de administrador, membro do conselho fiscal ou auditor independente, caso os acionistas presentes não dispensem seu comparecimento

Se a assembleia aprovar as demonstrações financeiras com modificação no montante do lucro do exercício ou no valor das obrigações da companhia, os administradores promoverão, dentro de 30 dias, a republicação das demonstrações, com as retificações deliberadas. Caso a destinação dos lucros proposta pela administração não seja aprovada, as modificações introduzidas devem constar em ata.

Registro e publicação

Por último, a ata da AGO deverá ser publicada e arquivada na junta comercial. Para o arquivamento, a ata deve ser acompanhada dos seguintes documentos, previstos na IN DREI/ME nº 112/22: (i) cópia da iPor último, a ata da AGO deverá ser publicada e arquivada na junta comercial. Para o arquivamento, a ata deve ser acompanhada de alguns documentos, previstos na IN DREI/ME nº 112/22, dentre os quais se incluem os comprovantes de publicação dos avisos, dos documentos da assembleia e das convocações.  

Como é esclarecido pelo relator no processo administrativo sancionador CVM nº RJ2012/5754.

Vitor Menezes Martins - sócio do MBM Advogados

Caio Cardoso Tolentino - advogado no MBM Advogados