Assembleia geral ordinária: o que é, como funciona e qual a sua importância

O que é a AGO?

A assembleia geral ordinária (“AGO”), prevista no art. 132 da Lei de Sociedades por Ações (“LSA”), é a reunião obrigatória dos acionistas para deliberar sobre assuntos que devem ser decididos periodicamente em toda sociedade anônima.

A AGO tem competência para decidir sobre matérias exigidas pela normalidade da vida social, listadas em lei: (i) examinar e aprovar as contas da administração e demonstrações financeiras referentes ao exercício passado; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e membros do conselho fiscal, quando os cargos estiverem vagos ou os mandatos próximos do fim. 

Com exceção da eleição de administradores e conselho fiscal, essas decisões podem ser tomadas apenas na AGO, e não em uma assembleia-geral extraordinária (“AGE”), que tem competência residual para os demais casos. Apesar disso, uma AGO e uma AGE podem ser convocadas e realizadas ao mesmo tempo e no mesmo local, registradas na mesma ata, como autorizado pelo art. 131, parágrafo único da LSA.

Obrigatoriedade e prazo

A AGO deve ser realizada anualmente, nos quatro primeiros meses após o término do exercício social, o que costuma coincidir com os quatro primeiros meses do ano. 

A realização da AGO é obrigatória e não pode ser dispensada pelo estatuto da sociedade ou pelos acionistas. O atraso da AGO não impede seu registro na junta comercial, mas sujeita os administradores ao ressarcimento dos prejuízos causados e, caso a companhia seja aberta, implica em infração grave junto à CVM, cf. art. 60, III da Instrução CVM nº 480/09, com as devidas penalidades administrativas.

Convocação da AGO

De acordo com o art. 124 da LSA, a AGO, assim como a AGE, deve ser convocada mediante anúncio publicado por três vezes, contendo: (I) o local da assembleia; (ii) data e hora; e (iii) a ordem do dia.

Em caso de companhia fechada, a primeira convocação deve ser feita com pelo menos 8 dias de antecedência, e a segunda, com no mínimo 5 dias. Caso a sociedade seja aberta, contudo, o prazo para a primeira convocação é de 21 dias e, para a segunda, 8 dias.

As publicações devem ser feitas em jornal de grande circulação na localidade da sede da companhia, de forma resumida, com divulgação dos documentos digitalmente autenticados na página da web do jornal. 

A publicação das demonstrações financeiras a serem votadas em AGO devem, ainda, conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.

Documentação da AGO

Como disposto artigo 133 da LSA, os administradores devem comunicar, por anúncios publicados da forma já descrita, em até 1 mês antes da data marcada para a realização da AGO, que se encontram disponíveis aos acionistas: 

1. o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; 

2. a cópia das demonstrações financeiras; 

3. o parecer dos auditores independentes, se houver; 

4. o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e 

5. os demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia. 

A comunicação, entretanto, é dispensada quando os documentos forem publicados em até 1 mês antes da AGO. Além disso, a assembleia que reunir a totalidade dos acionistas poderá considerar sanada a falta de publicação dos anúncios ou a inobservância dos prazos de publicação e anúncio relativos aos documentos; mas é obrigatória a publicação do relatório da administração, do parecer dos auditores e do conselho fiscal até 5 dias antes da AGO. 

A realização da AGO

A AGO deve ocorrer preferencialmente na sede da companhia, mas a assembleia pode ser realizada também de forma digital ou semipresencial, como autorizado pelo art. 124, §2-A da LSA. Nesses últimos casos, contudo, a sociedade deve obedecer às exigências da Instrução CVM nº 481/09 da CVM, se aberta, e da IN 81/20 do DREI, se fechada.

Conforme art. 134 da LSA, a assembleia se inicia pela leitura dos documentos apresentados. Ao menos um dos administradores da sociedade e o auditor independente, se houver, devem estar presentes para esclarecer eventuais dúvidas dos acionistas, mas os próprios administradores não poderão votar, seja como acionistas ou como procuradores, sobre a aprovação dos documentos, salvo se a companhia for fechada e os diretores forem os únicos acionistas.

Uma vez aprovadas sem reserva as demonstrações financeiras e as contas, os administradores e conselheiros fiscais ficam exonerados de responsabilidade, salvo em caso de erro, dolo, fraude ou coação, sendo, portanto, uma espécie de quitação.

Por último, a ata da AGO deverá ser arquivada na junta comercial e publicada.